Ihr Betrieb, klug automatisiert.
Rechnungen nachfassen, Angebote schreiben, E-Mails ordnen, Buchhaltung vorbereiten, Marketing erstellen – das kostet Sie jede Woche Stunden. Wir richten Ihnen einen KI-Assistenten ein, der direkt in Ihren echten Programmen arbeitet: schlüsselfertig aufgebaut, verständlich geschult, laufend betreut. Sie klicken auf Start – der Rest ist vorbereitet.
Unverbindliches Kennenlernen · online oder vor Ort · Raum Freiburg & digital deutschlandweit
KI, die nicht nur redet – sondern mitarbeitet
Ein KI-Chat beantwortet Fragen. Ein eingerichteter KI-Assistent arbeitet in Ihren echten Programmen: Er liest offene Rechnungen aus Ihrer Buchhaltung, entwirft die Zahlungserinnerung, legt das Angebot im richtigen Ordner ab, sortiert Ihr Postfach. Möglich machen das sichere Anbindungen („Connectors") zwischen der KI und Ihren Programmen – etwa Microsoft 365, Google Workspace, Canva, HubSpot, DocuSign oder PayPal. Welche Anbindungen zu Ihrer Programm-Landschaft passen, prüfen wir gemeinsam im Erstgespräch.
Ohne Einrichtung
„Erklär mir, wie ich eine Mahnung schreibe." – Sie bekommen einen Text und machen alles Weitere selbst: Rechnung heraussuchen, Daten übertragen, versenden, ablegen, nachhalten.
Mit unserer Einrichtung
„Prüfe die offenen Rechnungen und bereite die Erinnerungen vor." – Der Assistent zieht die Daten aus Ihrem System, entwirft alle Schreiben in Ihrem Ton und legt sie Ihnen zur Freigabe vor. Versendet wird erst, wenn Sie es entscheiden.
Claude für Kleinunternehmen – das offizielle Paket
Anthropic, das Unternehmen hinter der KI Claude, bietet seit Mai 2026 ein eigenes Paket für kleine Unternehmen: „Claude for Small Business" — fertige Arbeitsabläufe für Finanzen, Vertrieb, Marketing, HR und Kundenservice, die direkt in Ihren Programmen arbeiten. Genau darauf bauen wir auf: Wir richten das Paket ein und erweitern es um Abläufe, die es von der Stange nicht gibt.
📦 Im offiziellen Paket enthalten
15 fertige Arbeitsabläufe, die per Befehl starten — z. B.:
- Lohn & Liquidität – Cashflow-Prognose, offene Posten, 30-Tage-Vorschau
- Monatsabschluss – Abstimmung, Klartext-GuV, Paket für die Steuerberatung
- Wochen-Briefing – Cash, Umsatz, Pipeline und Top-3-To-dos auf einer Seite
- Kampagne fahren – Umsatzlücken finden, Aktion planen, Canva-Grafiken erzeugen
- dazu Rechnungsverfolgung, Margenanalyse, Vertragsprüfung, Lead-Triage, Steuer-Vorbereitung, Onboarding u. a.
Darunter 15 Skills, die sich automatisch aktivieren (Cashflow-Prognose, Margen-Analyse, Invoice-Chasing, Vertragsprüfung, Kundenstimmung, Steuervorbereitung …).
Fertige Anbindungen: QuickBooks, PayPal & HubSpot (primär), dazu Canva, DocuSign, Gmail/Outlook, Slack, Stripe und Square. Ihre bestehenden Zugriffsrechte bleiben unangetastet.
🔧 Was wir obendrauf leisten
Einrichtung & Übersetzung auf Ihren Betrieb: Das Paket denkt in US-Werkzeugen (QuickBooks, US-Payroll). Wir richten es in Claude Cowork ein und passen es an Ihre deutsche Programm-Landschaft an — fehlende Anbindungen (z. B. an Ihre Rechnungssoftware) bauen wir individuell dazu.
Zusätzliche, maßgeschneiderte Abläufe (sieben Beispiele unten), die es im Paket nicht gibt — plus Schulung Ihres Teams und laufende Betreuung.
Welcher Claude-Tarif nötig ist und was an Ihrem Standort verfügbar ist, prüfen wir ehrlich im Erstgespräch — statt vorschnelle Versprechen zu machen.
Das bauen wir Ihnen zusätzlich – ab dem ersten Tag
Sieben maßgeschneiderte Arbeitsabläufe gehören bei uns zu jeder Einrichtung — vom Postfach bis zum kompletten Finanz-Überblick, zugeschnitten auf Ihre Programme und Ihren Ton. Alles Weitere bauen wir passgenau auf Ihren Betrieb.
Rechnungen & offene Posten
Der Assistent behält Fälligkeiten im Blick und entwirft gestaffelte Zahlungserinnerungen in Ihrem Ton – Sie geben frei, Ihr Geld kommt schneller.
Angebote erstellen
Aus einer Kundenanfrage wird ein fertiger Angebotsentwurf – mit Ihren Positionen, Ihrem Briefkopf, Ihren Konditionen. Prüfen, freigeben, fertig.
E-Mail & Tagesplan
Jeden Morgen ein geordnetes Postfach: Wichtiges zuerst, Antwortentwürfe vorbereitet, Termine berücksichtigt – statt einer Stunde Mail-Chaos.
Buchhaltung vorbereiten
Zum Monatsende stellt der Assistent Belege und Zahlen zusammen und markiert Unstimmigkeiten – Ihre Steuerberatung bekommt Ordnung statt Schuhkarton.
Marketing-Inhalte
Social-Media-Posts und Newsletter-Entwürfe in Ihrem Markenstil – regelmäßig, ohne dass Sie dafür den Feierabend opfern. Kennzeichnung von KI-Inhalten inklusive.
Einnahmen-Überblick
Auf Zuruf live aus Ihrer Rechnungssoftware: Was ist bezahlt, was fakturiert, was offen — getrennt nach Einnahmequellen, mit Trend zum Vormonat.
Ausgaben-Überblick
Fixkosten und Abos auf einen Blick, Top-Ausgaben, ungewöhnliche Abbuchungen — damit nichts durchrutscht und kein Abo unbemerkt weiterläuft.
Individuelle Abläufe
Ihr Betrieb hat eigene Routinen? Genau dafür sind wir da: Wir bauen zusätzliche Abläufe passgenau auf Ihre Arbeitsweise – vom Bestellwesen bis zur Terminvorbereitung.
KI, die nichts ohne Sie tut
Automatisierung heißt bei uns nicht Kontrollverlust – im Gegenteil. Jede Einrichtung folgt vier festen Regeln:
Freigabe-Prinzip
Der Assistent entwirft – versendet, gelöscht oder gebucht wird nur nach Ihrer Freigabe. Dieses Prinzip ist in jedem Ablauf fest verankert.
Minimale Zugriffe
Jede Anbindung bekommt nur die Rechte, die sie wirklich braucht – dokumentiert und jederzeit widerrufbar. Datenschutzvertrag (AVV) gehört zum Standard.
Schulung inklusive
Ihr Team lernt in einfacher Sprache, wie es mit dem Assistenten arbeitet – inklusive dokumentiertem KI-Kompetenz-Nachweis, wie ihn die EU-KI-Verordnung vorsieht.
Ehrliche Grenzen
Keine Wunder-Versprechen: Was Ihre Programme hergeben, klären wir vorab ehrlich. Software-Lizenzen zahlen Sie direkt beim Anbieter – wir verdienen an Einrichtung und Betreuung, nicht an versteckten Aufschlägen.
DSGVO-Datensystem & NAS – bevor die KI arbeitet
Sensible Daten brauchen zuerst einen sicheren Ort. Wir richten kleinen Betrieben, Praxen und Pflegediensten ein eigenes, verschlüsseltes Datensystem im Haus ein (NAS statt fremder Cloud) – und betreuen es im laufenden Betrieb.
- Verschlüsselte Ablage für Gesundheits- und Personaldaten – mit Blick auf Art. 9 DSGVO und die Schweigepflicht (§ 203 StGB), inklusive geregelter Zugriffe
- Automatische Sicherungen, getestet und dokumentiert – Wiederherstellung wird geprobt, nicht gehofft
- Fernzugriff nur über gesicherte Verbindungen – kein offenes Einfallstor ins Praxis- oder Firmennetz
- Dokumentierte Abnahme: Jede Einrichtung wird gegen eine feste Prüf-Checkliste abgenommen – das Protokoll erhalten Sie ausgehändigt
- Referenz im Eigenbetrieb: Exakt dieses Setup betreiben wir selbst, mit denselben Schutzregeln – wir verkaufen nichts, was bei uns nicht läuft
Für Pflegeeinrichtungen oft förderfähig über den Digital-Zuschuss (§ 8 Abs. 8 SGB XI) – wir prüfen das im Erstgespräch.
Drei Wege zu Ihrem KI-Assistenten
Vom einmaligen Aufbau bis zur Vollbetreuung. Die Preise sind Richtwerte („ab") – die genauen Konditionen richten sich nach Ihren Programmen und besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch. Die Claude-Lizenz zahlen Sie direkt beim Anbieter.
Setup Basis
Der schnelle Einstieg – einmalig
ab 1.500 € einmalig
- Analyse Ihrer Abläufe & Programme
- Einrichtung mit 2–3 Anbindungen
- 1 Kern-Arbeitsablauf, fertig eingerichtet
- Team-Schulung mit KI-Kompetenz-Nachweis
Setup + Betreuung
Aufbau & laufende Entlastung
ab 500 € / Monat
- Vollständige Einrichtung Ihrer Arbeitsabläufe
- Maßgeschneidertes Ablauf-Paket für Ihren Betrieb
- Team-Schulung & Dokumentation in einfacher Sprache
- Monatliche Betreuung: Pflege, Optimierung, Report
+ einmaliges Setup ab 2.500 € · monatlich kündbar
Vollbetreuung
Ihr ausgelagertes KI- & IT-Management
ab 1.500 € / Monat
- Alles aus Setup + Betreuung
- Laufender Ausbau neuer Abläufe
- Bevorzugter Support & feste Termine
- Quartalsweiser Datenschutz- & Technik-Check
Für Pflegeeinrichtungen: Digitale Anschaffungen und Schulungen können mit bis zu 40 %, maximal 12.000 € je Einrichtung über den Digital-Zuschuss der Pflegeversicherung bezuschusst werden (§ 8 Abs. 8 SGB XI, befristet bis Ende 2030). Die Entscheidung trifft die Pflegekasse. Mehr dazu auf unserer Seite für Pflegedienstleitungen.
In fünf Schritten zum eingerichteten Assistenten
Kennenlernen
Kostenloses Erstgespräch: Wo verlieren Sie Zeit, welche Programme nutzen Sie, was soll zuerst automatisiert werden?
Analyse
Wir prüfen Ihre Programm-Landschaft und den Datenschutz – und sagen Ihnen ehrlich, was sinnvoll machbar ist und was nicht.
Einrichtung
Wir bauen Ihren Assistenten auf: Anbindungen verbinden, Abläufe maßschneidern, mit echten Beispielen testen – bis es sitzt.
Schulung
Ihr Team lernt den Umgang in einfacher Sprache, mit Spickzettel und dokumentiertem Kompetenz-Nachweis.
Betreuung
Auf Wunsch bleiben wir dran: monatliche Pflege, Verbesserungen und ein verständlicher Report – damit es nicht nur läuft, sondern besser wird.
Kurz beantwortet
Sind meine Daten sicher?
Wir arbeiten ausschließlich mit kostenpflichtigen Unternehmens-Versionen inklusive Datenschutzvertrag, geben jeder Anbindung nur minimale Rechte und dokumentieren alles. Bei sensiblen Daten – etwa im Gesundheitsbereich – prüfen wir die Anforderungen vorab besonders streng.
Kann ich das nicht selbst einrichten?
Grundsätzlich ja – aber Einrichtung, sichere Anbindung, Maßschneiderung und laufende Pflege kosten genau die Zeit, die Ihnen heute schon fehlt. Wir stellen es schlüsselfertig hin und Sie arbeiten einfach damit.
Was kostet die KI selbst?
Die Software-Lizenz schließen Sie direkt beim Anbieter ab – transparent und ohne Umweg über uns. Unsere Leistung ist Einrichtung, Anpassung, Schulung und Betreuung. Die aktuellen Lizenzpreise besprechen wir im Erstgespräch.
Wie viel Zeit spare ich wirklich?
Das versprechen wir nicht ins Blaue: Im Erstgespräch erfassen wir, wie viel Zeit Ihre Routineaufgaben heute kosten – und messen nach der Einrichtung gemeinsam nach. So sehen Sie schwarz auf weiß, was es bringt.
Finden wir heraus, was bei Ihnen möglich ist
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe – ehrlich, verständlich und ohne Fachchinesisch. Danach wissen Sie genau, was Automatisierung für Ihren Betrieb bedeuten kann.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren
Oder direkt anrufen: +49 151 25146919 · kontakt@medizinalfachberatung.de